Ön muhasebe yazılımı seçerken dikkat edilecekler

Eğer bir ön muhasebe yazılımına ihtiyacınız varsa, kullanmayı düşündüğünüz üreticiye şu soruları sormanızı öneririz.

Aşağıda aynı soruların SanalCari ile geleneksel lisans/abonelik yazılımlarındaki tipik farkını görebilirsiniz.

SanalCari vs. Geleneksel Yazılımlar

Sol sütun: bizim cevaplarımız. Sağ sütun: sektörde sık görülen gizli maliyet ve kısıtlar

Detaylı cevaplarımız

Karşılaştırmayı okuduktan sonra her sorunun tam metnini aşağıda bulabilirsiniz.

1. Yazılım ücretli mi? Başlangıçta “ücretsiz” denilen paketlerin kapsamını netleştirin.

   Bizim cevabımız: Hayır. Yazılımımız ömür boyu ücretsiz.

2. Ücret her yıl tekrarlanıyor mu? Lisans, abonelik veya yenileme bedeli yıllık mı, tek seferlik mi?

   Bizim cevabımız: Hayır. Uygulamamızı onlarca yıl sonra bile ücretsiz kullanmaya devam edersiniz.

3. Bu yıllık ücret dışında sürpriz ödeme çıkıyor mu? Kurulum, eğitim, destek, güncelleme veya ek modül ücretlerini sorun.

   Bizim cevabımız: Uygulamamızda, uygulamamızı kullandığınız sürece hiçbir ad altında ücret talep edilmemektedir.

   GİB mevzuatı değişiklikleri ücretsiz olarak sisteme uyarlanmaktadır.

   Talep edeceğimiz tek ücret: 3 ay giriş yapılmayan hesaplar 1 yıl boyunca askıda kalır. Askıda kaldığı süre içinde giriş yapılmak istendiğinde 100 TL hizmet bedeli talep edilir. Askıya alınan hesaplar için kullanım talebi gelmezse hesap askıya alındığı tarihten 1 yıl sonra tamamen silinir. 3 ayda 1 giriş yapılması durumunda bu ücret de talep edilmez.

   Mücbir sebepler (doğal afet, askerlik, hastalık, tutukluluk vb.) durumunda bu ücret de talep edilmez. Kullanıcı durumunu ilettiği takdirde ücret ödemeden hesabı askıdan indirilip kullanıma açılır.

4. GİB mevzuatındaki bütün senaryolarda ek ücret ödemeden e-fatura kesebilir miyim? Temel, ticari, istisna, tevkifat, ihracat, e-arşiv, e-irsaliye vb. hangi senaryolar pakete dahil?

   Bizim cevabımız: Evet. VERİBAN A.Ş.’den alınmış kontörünüz olduğu sürece ek paket almadan ve ücret ödemeden GİB mevzuatında bulunan senaryo ve fatura tiplerinde fatura ve irsaliyelerinizi kesebilirsiniz (STDKODFATURA, OZELFATURA ve HKSIRSALIYE hariç tüm senaryo ve tiplerde).

5. Kontörlerin son tüketim tarihi var mı; varsa kaç ay? Kullanılmayan kontörün yanıp yanmadığını ve geçerlilik süresini öğrenin.

   Bizim cevabımız: Hayır. VERİBAN A.Ş.’nin politikası gereği kontörlerin son kullanım tarihi bulunmamaktadır. Yani süresizdir. Kontörleriniz yanmaz.

6. Yasa gereği saklamam gereken faturalar için ek ücret ödeyecek miyim? Bu ücret tek seferlik mi, her yıl tekrarlanacak mı? Saklama süresi ve erişim hakkı net olsun.

   Bizim cevabımız: Hayır. VERİBAN A.Ş.’nin politikası gereği saklama için ek ücret ödemezsiniz; saklama bedelleri kontör bedellerinin içindedir.

7. Yazılımınızı kullanmayı bıraktığımda verilerimi toplu olarak alabilir miyim? Dışa aktarım formatı (Excel, XML, yedek vb.) ve bunun için ek ücret olup olmadığını sorun.

   Bizim cevabımız: Evet.

   Ayarlar menüsünde tek tıkla bütün faturalarınızı XML olarak bilgisayarınıza indirebildiğiniz gibi cari ve stok hareketlerinizi de Excel formatında tablo olarak indirebilirsiniz. Bu işlemi bize talepte bulunmadan yapabilir ve ücret ödemezsiniz.

8. Hesabımı kapattığımda verilerim siliniyor mu? Silinmesi için ücret ödeyecek miyim? Ne kadar süre saklanır, yasal arşiv kimin sorumluluğunda?

   Bizim cevabımız: Evet. Ayarlar menüsünden “Hesabımı Kalıcı Olarak Sil” işlemi ile veritabanındaki bütün bilgileriniz silinir. Sildikten sonra aynı e-posta adresinizle tekrar kayıt olabilirsiniz. Bu işlem sadece bizdeki kayıtlarınızı siler. VERİBAN A.Ş. portalından e-fatura kesmeye devam edebilirsiniz. VERİBAN A.Ş. kontörünüz olduğu sürece yasa gereği kestiğiniz faturalar VERİBAN A.Ş. sunucularında saklanır. Bizim sunucularımızdan sadece işlem hareketleriniz ve şirket bilgileriniz silinir.

9. Deprem, sel vb. doğal afet veya hırsızlık durumunda sunucularınız üçüncü şahısların eline geçerse verilerim harici uygulama ve donanımla görüntülenebilir mi? Şifreleme yapılıyor mu? Anahtarlar kimin kontrolünde?

   Bizim cevabımız: Hayır.

   Sistemimizde kayıt ettiğiniz her bilgi şifrelenerek kaydedilir. Üçüncü şahıslar özel donanım ve yazılımlarla görüntüleyemezler.

10. Destek ve mevzuat güncellemeleri ücretli mi? GİB kural değişikliklerinde yazılımın güncellenmesi fiyata dahil mi?

    Bizim cevabımız: Hayır. Tüm mevzuat güncellemeleri bizim tarafımızdan sisteme tanımlanır ve kullanıma açılır. Sadece KDV oranı değişiklikleri kullanıcının değiştirmesine imkân sunacak şekilde yapılmıştır. Biz güncellemeyi yapana kadar kullanıcının mağdur olmaması için KDV oranlarını Ayarlar menüsünden güncelleyebilir, daha sonra sunucu ile eşleştirebilirsiniz.

11. Verilerim Türkiye’de mi tutuluyor? Barındırma yeri, yedekleme sıklığı ve felaket kurtarma planını sorun.

    Bizim cevabımız: Evet. Sunucularımız ülke sınırları içindedir. Sunucu yedeklemeleri günlük olarak yapılmaktadır.

12. Hesabıma kaç kullanıcı tanımlayabilirim? Mali müşavir erişimi ücretli mi?

    Bizim cevabımız: Uygulamamız 1 kullanıcılıdır. Mali müşavirinize ücretsiz erişim verebilirsiniz. Mali müşaviriniz kendi hesabıyla giriş yaparak kendisine yetki veren tüm mükelleflerini tek panelden görüntüleyebilir; kayıtlarınızı değiştirmeden inceleyebilir, e-Belgelerin XML/PDF dosyalarını indirebilir ve veritabanı yedeğinizi alabilir. Ayrıca yetkili olduğu işletmelerin KDV/stopaj tahminlerini ve borç-alacak özetlerini tek ekrandan takip edebilir.

Bu sorulara net, yazılı cevap alamıyorsanız sözleşmeyi imzalamadan önce bir kez daha düşünün.