e-Fatura nedir, e-Arşiv ve e-İrsaliye’den farkı ne?
e-Fatura, kâğıt faturanın elektronik düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanmasıdır. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına göre UBL-TR XML üretilir. Çoğu mükellef özel entegratör üzerinden hem GİB’e hem alıcıya gönderir. SanalCari Cari modülü bu XML’i keser, gelen kutuya çeker ve cari/stok hareketine çevirir; entegratör olarak VERİBAN A.Ş. altyapısını kullanır.
Aynı ekranda üç belge karışır: e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye. Karışıklığın bedeli yanlış belge, GİB reddi veya stoğun hiç düşmemesidir. Aşağıdaki tablo SanalCari’de hangi menünün ne işe yaradığını da söyler.
Üç belgenin farkı
| Belge | Ne zaman | KDV doğar mı? | SanalCari’de nerede |
|---|---|---|---|
| e-Fatura | Alıcı da e-Fatura mükellefi ise | Evet (satış/iade/tevkifat tipine göre) | Cari → e-Fatura gelen / giden |
| e-Arşiv Fatura | Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (çoğu tüketici ve küçük mükellef) | Evet | Cari → e-Arşiv giden (gelen e-Arşiv de listelenir) |
| e-İrsaliye | Mal fiilen sevk ediliyorsa | Hayır; vergi faturada doğar | Cari → e-İrsaliye gelen / giden |
Alıcı e-Fatura mükellefiyken e-Arşiv kesmek, veya tüketiciye e-Fatura kesmek en sık reddir. Karar ağacı: hangi faturayı seçeceğim. Zorunluluk eşikleri yıldan yıla değişir; güncel ciroyu GİB’den nasıl bakacağınız: zorunluluk yazısı.
Senaryo ve tip ne demek?
GİB belgede iki kod ister. Senaryo (ProfileID) belgenin hangi “yolda” gittiğidir: TEMELFATURA rutin satış, TICARIFATURA alıcının kabul/red yanıtı verdiği yol, IHRACAT gümrük, KAMU kamu kurumu, IDIS inşaat demiri izleme gibi. Tip (InvoiceTypeCode) belgenin ne yaptığıdır: SATIS, IADE, TEVKIFAT, ISTISNA, OZELMATRAH…
SanalCari’de Yeni Fatura açınca önce senaryo, sonra tip seçilir. Yanlış çift, Schematron veya alıcı reddi üretir. Desteklenen kombinasyonların tanımı hangi fatura nasıl kesilir içindedir; işlek tiplerde “SanalCari’de nasıl kesilir” adımları da vardır.
SanalCari ile kesilebilen senaryolar
Kontörünüz varken STDKODFATURA, OZELFATURA ve HKS irsaliyesi hariç GİB senaryolarının çoğu kesilir. Ekranda göreceğiniz gruplar:
- TEMELFATURA — SATIS, IADE, TEVKIFAT, TEVKIFATIADE, ISTISNA, OZELMATRAH, SGK, KONAKLAMAVERGISI, IHRACKAYITLI
- TICARIFATURA — SATIS, TEVKIFAT, TEVKIFATIADE, ISTISNA, OZELMATRAH, IHRACKAYITLI, KONAKLAMAVERGISI
- YOLCUBERABER — ISTISNA (tax-free; satışta KDV tahsil, iade gümrükte)
- IHRACAT — ISTISNA
- KAMU — SATIS, TEVKIFAT, TEVKIFATIADE, ISTISNA, OZELMATRAH
- HKS — SATIS, KOMISYONCU
- ILAC_TIBBICIHAZ — SATIS, TEVKIFAT, TEVKIFATIADE, ISTISNA, IHRACKAYITLI
- YATIRIMTESVIK — YTB* tipleri
- IDIS — SATIS, IADE, TEVKIFAT, TEVKIFATIADE, ISTISNA, IHRACKAYITLI (SEVKIYATNO / ETIKETNO)
- ENERJI — SARJ, SARJANLIK
- e-Arşiv — SATIS ve diğer tipler; TEKNOLOJIDESTEK yalnızca e-Arşiv
- e-İrsaliye — TEMELIRSALIYE, IDISIRSALIYE
Portal mı, özel entegratör mü, SanalCari mi?
GİB’in kendi portalı belge keser ama cari bakiyenizi, stok kartınızı ve “bu fatura işlendi mi?” sütununu tutmaz. Özel entegratör (bizde Veriban) belgeyi iletir ve saklar. SanalCari üçüncü katmandır: senaryoyu seçersiniz, XML üretilir, entegratöre gider; dönüşte durum sorgulanır; teslim olunca klasik irsaliye/fatura + cari hareket + stok satırı yazılır.
Entegratör portalında kesip Excel’de borç takip edenler için geçiş: Excel / portal geçişi. Gelen faturayı stoğa bağlamak: Stok ve Cari İşle. İrsaliyede stok, fatura kesilmeden düşer: giden e-İrsaliye.
Cari modülde pratik akış
- Cari İşlemler’e kayıt, şirket unvanı / VKN / adres.
- Ayarlar’da entegratör (Veriban) bilgisi. Kontör yoksa kesim ve gönderim çalışmaz; liste ve yerel takip çalışır.
- Müşteri cari kartı (VKN/TCKN) ve stok kartı.
- e-Fatura veya e-Arşiv ekranında Yeni Fatura → senaryo/tip → kalemler → Gönder.
- Gelen kutuda Yenile; seçili belgede Stok ve Cari İşle. Yerel Kayıt sütunu İşlendi olmalı.
e-Belge göndermek ücretli kontöre bağlıdır; cari ve stok takibi ücretsizdir. Üstteki Ön muhasebe butonundan giriş yapılır.