Excel veya entegratör portalından SanalCari’ye geçiş

Tipik tablo şudur: fatura Veriban / Luca / GİB portalından kesilir, borç-alacak ayrı bir Excel’de, stok başka bir dosyada durur. Ay sonu tutmaz. SanalCari’nin işi belgeyi yeniden “uydurmak” değil; mevcut XML’i içeri alıp aynı belgeden cari ve stok hareketi üretmektir.

Ne taşınır, ne taşınmaz

Taşınan: e-Fatura ve e-Arşiv XML’leri (gelen ve giden), şirket unvanı/VKN (Cari modülde sizin girdiğiniz), cari kartlar ve stok kartları (elle veya belge işlerken eşleşerek). Taşınmayan: başka yazılımın lisans anahtarı, o yazılımın özel rapor şablonu, Veresiye defterindeki kişiler (Veresiye ayrı üründür, Cari’ye otomatik kopyalanmaz).

1. Cari hesabı açın, şirketi doldurun

  1. Cari İşlemler’e e-posta ile kayıt olun, adresi doğrulayın.
  2. Şirket / ayarlar ekranında unvan, VKN veya TCKN, vergi dairesi, adres. e-Belge kesmeyecekseniz bile cari kart için bunlar gerekir.
  3. Entegratör alanlarını şimdilik boş bırakabilirsiniz. Liste ve XML içe aktarma, kontör olmadan çalışır. Göndermek için Veriban kullanıcı bilgisi ve kontör şarttır.

2. Cari ve stok kartlarını açın

Gelen faturayı işlerken sistem satıcıyı cari kartla, kalemleri stok kartıyla eşleştirmeye çalışır. Kart yoksa eşleştirme penceresi açılır; “Stok ve Cari İşle” tamamlanmaz, Yerel Kayıt Bekliyor kalır. En azından sık çalıştığınız 10 müşteri/tedarikçi ve 20 ürünü önceden açın. Ürün adını faturadaki satırla birebir aynı yazmak zorunda değilsiniz; eşleştirme kaydı tutulur.

3. Eski XML’leri içe aktarın

e-Fatura (gelen veya giden) ve giden e-Arşiv ekranlarında XML Dosyalarını İçe Aktar vardır. Seçtiğiniz XML’ler kullanıcı klasörüne yıl ve yön bazında yazılır (EIslemler/EFatura/GelenEfatura gibi); listede satır oluşur. Veritabanına XML gövdesi gömülmez; önizleme önce yereldeki dosyaya bakar.

Aktarım bitince pencere sorar: “Bu faturaları cari ve stoklara işlediniz mi?”

  • Evet: yalnızca işaret: Stok/Cari veya Yerel Kayıt = İşlendi. Hareket yazılmaz. Entegratör döneminde stoğu zaten işlemişseniz çift kayıt olmasın diye.
  • Hayır: XML + liste durur; her belgeyi tek tek Stok ve Cari İşle ile işlersiniz. Bakiyeyi SanalCari’de sıfırdan kuracaksanız doğru seçenek budur.

Adım adım işleme: gelen e-Fatura rehberi.

4. Excel bakiyeyi nasıl kapatırsınız

XML geçmişi, o anki bakiyeyi tek başına vermez; iadeler, ödemeler, irsaliyeler eksik kalabilir. Pratik yol: SanalCari’de cari kartı açıp, Excel’deki net bakiyeyi bir açılış fişi / mahsup ile girmek; ondan sonra yeni belgeleri yalnızca SanalCari’den kesmek veya gelen kutudan işlemek. Çift kesim yapmayın — aynı faturayı hem portalda hem SanalCari’de göndermek ikinci UUID üretir.

5. Kontör ve “ücretsiz” sınırı

Cari takip, stok, liste, önizleme, XML içe aktarma ücretsizdir. GİB’e yeni belge göndermek Veriban kontörüne bağlıdır. Kontör yanmaz (Veriban politikası). Ayrılırken XML ve Excel yedeği ücretsizdir. Karşılaştırma tablosu: yazılım seçimi.